Vertrouwenspersoon

Please, click here for english.

Wij kunnen voor uw organisatie optreden als externe vertrouwenspersoon. Onze medewerkers zijn hiervoor opgeleid, zowel op het gebied van integriteit, als op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Wij staan zowel financiële organisaties ter zijde, als non-financials.

Daarnaast adviseren ondersteunen wij u graag bij het inrichten van het gehele interne meldprogramma.

Waarom een externe vertrouwenspersoon?
Sinds juli 2016 zijn organisaties met 50 medewerkers of meer verplicht een regeling te hebben voor het intern melden van (vermoedens van) misstanden. Ook voor kleinere organisaties is het zinvol om een interne meldregeling in te voeren.

Een goed opgezette interne meldregeling:

  • bevordert het gevoel van veiligheid bij de medewerkers;
  • voorkomt dat een medewerker naar een externe partij op zoek gaat om zijn verhaal te doen;
  • draagt bij aan een integriteitbewuste organisatiecultuur.

Op basis van de Wet Huis voor klokkenluiders hebben medewerkers van organisaties met 50 medewerkers of meer wettelijk het recht om een adviseur, bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon, in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand.

Een vertrouwenspersoon geeft aan deze meldregeling een gezicht. Daarnaast geeft de vertrouwenspersoon ondersteuning aan alle medewerkers die willen melden, zodat de kans op (externe) escalaties wordt verkleind. De ervaring leert dat potentiële melders zoeken naar vertrouwelijke, professionele ondersteuning wanneer zij overwegen een melding te doen. Daarom wordt geadviseerd om een vertrouwenspersoon te benoemen.

Met name voor kleinere organisaties kan een externe vertrouwenspersoon een praktische oplossing zijn. Aspecten die hierbij spelen zijn:

  • de externe vertrouwenspersoon is ervaren en deskundig,
  • is onafhankelijkheid, en
  • is objectief.

Steeds vaker kiezen ook grote ondernemingen voor een externe vertrouwenspersoon, soms in combinatie met één of meerdere interne vertrouwenspersonen. Dit biedt de medewerker een bredere en meer diverse keuze om een vertrouwelijk gesprek te voeren over zaken die per definitie gevoelig liggen.

Taken van de externe vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon:

  • biedt medewerkers de mogelijkheid om op een veilige manier te sparren of advies te vragen over (vermoedens van) integriteitschendingen of ongewenste omgangsvormen;
  • biedt een luisterend oor aan de medewerker en geeft ruimte aan emotie;
  • brengt samen met de medewerker het probleem in kaart en helpt de medewerker een eigen afweging te maken over wel of niet (intern) melden. Uitgangspunt hierbij is, dat het probleem intern binnen de organisatie wordt opgelost. Eventueel kan de vertrouwenspersoon namens de medewerker de melding naar de organisatie doorzetten.
  • biedt ondersteuning en begeleidt de medewerker tijdens het proces;
  • heeft een adviserende rol richting de leidinggevenden van de organisatie en een informerende rol richting de overige medewerkers.

Klik hier voor de complete taakstelling en de bevoegdheden van de vertrouwenspersoon.

Wat kunnen wij u bieden?
Wij bieden de dienstverlening van vertrouwenspersoon aan in abonnementsvorm. Dit abonnement gaat uit van een minimumaantal contracturen op jaarbasis, tegen een vastgesteld tarief. Als voor de dienstverlening op jaarbasis meer dan de basiscontracturen benodigd blijken te zijn, dan zullen deze extra uren achteraf worden verrekend op basis van een gespecificeerde factuur. Het uurtarief voor de uitgevoerde activiteiten bedraagt € 170,-.

Hiervoor voert de externe vertrouwenspersoon de volgende overeengekomen werkzaamheden uit:

  • minimaal jaarlijks gesprek met het bestuur;
  • één maal per jaar (hernieuwde) kennismaking met de gezamenlijke medewerkers, bijvoorbeeld in de vorm van een awareness sessie;
  • afstemmen van de relevante beleidsdocumenten met de compliancefunctie;
  • gevraagde en ongevraagde advisering van het bestuur, de directie en de compliancefunctie;
  • jaarlijkse rapportage ten aanzien van het aantal gesprekken en de gemaakte uren.

NCI-modelregelingen
De effectiviteit van de vertrouwenspersoon komt het best tot zijn recht wanneer goede meldregelingen zijn geïmplementeerd. Om u op weg te helpen, hebben wij twee modelregelingen opgesteld:

Beide regelingen zijn toegeschreven naar de financiële sector. Uiteraard adviseren wij u graag over eventuele aanpassingen, zodat de regeling past bij uw organisatie.

Inrichten gehele interne meldprogramma
Vaak blijkt dat meer benodigd is dan slechts een vertrouwenspersoon aan te stellen en een interne meldregeling vast te stellen. Zo zijn de commitment van de top, het gedrag en de cultuur binnen de organisatie, de awareness bij de medewerkers en de vindbaarheid van de regelingen minstens zo belangrijk.

Graag denken wij met u mee bij de implementatie van een compleet programma voor het bevorderen van de interne meldingen. Wij kunnen zowel individuele organisaties adviseren, maar ook brancheverenigingen of andere samenwerkingsverbanden.

Wilt u meer informatie? Neem contact met ons op.

Gerelateerde informatie

LCO/LCP Module 2: Compliancefunctie en integere bedrijfsvoering

LCO/LCP Module 2: Compliancefunctie en integere bedrijfsvoering

Deze module geeft u inzicht in taken en aandachtsgebieden van de compliancefunctie.

Rol vertrouwenspersoon vaak nog onvoldoende ingebed in organisatie

Rol vertrouwenspersoon vaak nog onvoldoende ingebed in organisatie

De rol van vertrouwenspersonen Integriteit (hierna verder te noemen vertrouwenspersonen) is vaak nog onduidelijk en onvoldoende ingebed in de organisatie. Dat is een van de voornaamste conclusies uit het onderzoeksrapport ‘De vertrouwenspersoon Integriteit: stand van zaken en ontwikkelingsperspectieven’, dat door het Huis voor Klokkenluiders is gepubliceerd.

Schaamte saboteert tegenspraak

Schaamte saboteert tegenspraak

Het is een fikse opgave voor ieder van ons om naar tegendraadse en deugdelijk onderbouwde kritiek te luisteren. Nog zwaarder wordt het om vervolgens het roer om te gooien. Bestuurders, toezichthouders, directie, managers – zowel binnen als buiten de overheid – houden er niet van halverwege te keren. Waarom is het zo’n opgave om tegenspraak te incasseren en daadwerkelijk te verwerken? Een antwoord formuleren begint met weten wat er sociaal-emotioneel speelt.

Send this to a friend