Vertrouwenspersoon

Please, click here for english.

Wij kunnen voor uw organisatie optreden als externe vertrouwenspersoon. Onze medewerkers zijn hiervoor opgeleid, zowel op het gebied van integriteit, als op het gebied van ongewenste omgangsvormen.

Waarom een externe vertrouwenspersoon?

Sinds juli 2016 zijn organisaties met 50 medewerkers of meer verplicht een regeling te hebben voor het intern melden van (vermoedens van) misstanden. Ook voor kleinere organisaties is het zinvol om een interne meldregeling in te voeren.

Een goed opgezette interne meldregeling:

  • bevordert het gevoel van veiligheid bij de medewerkers;
  • voorkomt dat een medewerker naar een externe partij op zoek gaat om zijn verhaal te doen;
  • draagt bij aan een integriteitsbewuste organisatiecultuur.

Medewerkers van deze organisaties hebben tevens wettelijk het recht om een adviseur, bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon, in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand.
Een vertrouwenspersoon geeft aan deze meldregeling een gezicht. Daarnaast geeft de vertrouwenspersoon ondersteuning aan alle medewerkers die willen melden, zodat de kans op (externe) escalaties wordt verkleind. De ervaring leert dat potentiële melders zoeken naar vertrouwelijke, professionele ondersteuning wanneer zij overwegen een melding te doen. Daarom wordt geadviseerd om een vertrouwenspersoon te benoemen.

Met name voor kleinere organisaties kan een externe vertrouwenspersoon een praktische oplossing zijn. Aspecten die hierbij spelen zijn:

  • ervaring en deskundigheid;
  • onafhankelijkheid;
  • objectiviteit

Steeds vaker kiezen ook grote ondernemingen voor een externe vertrouwenspersoon, soms in combinatie met één of meerdere interne vertrouwenspersonen. Dit biedt de medewerker een bredere en meer diverse keuze om een vertrouwelijk gesprek te voeren over zaken die per definitie gevoelig liggen.

Taken van de externe vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon:

  • biedt medewerkers de mogelijkheid om op een veilige manier te sparren of advies te vragen over (vermoedens van) integriteitschendingen of ongewenste omgangsvormen;
  • biedt een luisterend oor aan de medewerker en geeft ruimte aan emotie;
  • brengt samen met de medewerker het probleem in kaart en helpt de medewerker een eigen afweging te maken over wel of niet (intern) melden. Uitgangspunt hierbij is, dat het probleem intern binnen de organisatie wordt opgelost. Eventueel kan de vertrouwenspersoon namens de medewerker de melding naar de organisatie doorzetten.
  • biedt ondersteuning en begeleidt de medewerker tijdens het proces;
  • heeft een adviserende rol richting de leidinggevenden van de organisatie en een informerende rol richting de overige medewerkers.

Klik hier voor de complete taakstelling en de bevoegdheden van de vertrouwenspersoon.

Wat kunnen wij u bieden?

Wij bieden de dienstverlening van vertrouwenspersoon aan in abonnementsvorm.
Dit abonnement gaat uit van minimaal 4 contracturen op jaarbasis, tegen een vastgesteld tarief van € 680,- ex. btw per jaar.

Hiervoor voert de externe vertrouwenspersoon de volgende overeengekomen werkzaamheden uit:

  • minimaal jaarlijks gesprek met het bestuur;
  • één maal per jaar (hernieuwde) kennismaking met de gezamenlijke medewerkers, bijvoorbeeld in de vorm van een awareness sessie;
  • afstemmen van de relevante beleidsdocumenten met de compliancefunctie;
  • gevraagde en ongevraagde advisering van het bestuur, de directie en de compliancefunctie;
  • jaarlijkse rapportage ten aanzien van het aantal gesprekken en de gemaakte uren.

Als de dienstverlening op jaarbasis meer dan 4 contracturen bedraagt, dan zullen deze extra uren achteraf worden verrekend op basis van een gespecificeerde factuur. Het uurtarief voor de uitgevoerde activiteiten bedraagt € 170,-.

NCI-modelregeling

De effectiviteit van de vertrouwenspersoon komt het best tot zijn recht wanneer een goede regeling voor het intern melden van (vermoedens van) misstanden is geïmplementeerd. Om u op weg te helpen, hebben wij een modelregeling opgesteld. Deze is gebaseerd op de modelregeling van het voormalige Adviespunt Klokkenluiders en is toegeschreven naar de financiële sector. Uiteraard adviseren wij u graag over eventuele aanpassingen, zodat de regeling past bij uw organisatie.

Wilt u meer informatie? Neem contact met ons op.

Gerelateerde informatie

VBIN Update Compliance

VBIN Update Compliance

Binnen betaalinstellingen bestaat de behoefte om doorlopend op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen op compliancegebied. De VBIN biedt u in samenwerking met het Nederlands Compliance Instituut de VBIN Update Compliance aan waarin toonaangevende sprekers u informeren over enkele relevante onderwerpen.

DNB heeft de Good Practice Integrity Risk Appetite gepubliceerd

DNB heeft de Good Practice Integrity Risk Appetite gepubliceerd

De Nederlandsche Bank (DNB) heeft op 27 september de Good Practice Integrity Risk Appetite gepubliceerd. In deze definitieve versie zijn reacties op het eerdere gepubliceerde conceptdocument verwerkt.

Leergang Compliance Officer 2018

Leergang Compliance Officer 2018

In deze verkorte leergang krijgt u inzicht in het functioneren van de compliancefunctie, het beheersen van compliancerisico‛s en het op adequate wijze behandelen van compliancevraagstukken.

Send this to a friend