De meldregeling: werk aan de winkel!

28 november 2017

Onlangs kwam het volgende bericht naar buiten: bij meer dan de helft van de Nederlandse ondernemingen voldoet de regeling voor het melden van misstanden niet aan de wettelijke eisen. Een zorgwekkende ontwikkeling.

Ook bleek deze week dat één op de drie werknemers ongewenst gedrag op de werkvloer ervaart en dat slechts één op de drie werknemers misstanden durft te melden. Deze ontwikkeling is zo mogelijk nog zorgwekkender.

Op basis van de Wet Huis voor klokkenluiders dienen organisaties, waar 50 of meer personen werken, sinds medio 2016 te beschikken over een regeling voor het intern melden van misstanden. Deze regeling moet aan enkele minimale wettelijke eisen voldoen. Samengevat zijn die eisen de volgende:

  • wat een werknemer wanneer kan melden;
  • bij wie en hoe men de melding kan doen;
  • wat de rechten van de melder zijn (zoals het recht op een adviseur of vertrouwenspersoon en het recht de melding vertrouwelijk te laten behandelen); en
  • wat de organisatie doet nadat zij de melding heeft ontvangen.

Voor financiële ondernemingen bestaat daarnaast de verplichting alle nodige maatregelen te treffen ten behoeve van een integere en beheerste bedrijfsvoering; het melden bij DNB van incidenten maakt daar onderdeel van uit.

Uit onderzoek bij 430 organisaties blijkt dat een goede meldregeling lang niet altijd voldoende is. Redenen om niet te melden blijken te liggen in de organisatiecultuur: veel werknemers ervaren een angstcultuur.

Organisaties die hierin verandering willen brengen moeten in actie komen. Een van de stappen is het opstellen van een duidelijke, en bovenal veilige, interne meldprocedure. Om u daarbij op weg te helpen, hebben we een modelregeling voor het melden van misstanden voor u opgesteld.

De modelregeling is bedoeld ter inspiratie. Ons advies is dan ook om de regeling niet 1:1 over te nemen, maar als een richtlijn te gebruiken ter versterking van uw eigen meldregeling. Bespreek met elkaar de verschillende rollen van betrokkenen, de te nemen stappen, de bescherming van de betrokkenen, de maatregelen als misstanden worden vastgesteld, enzovoort.

Overigens zal een meldregeling, die slechts open staat voor misstanden op basis van de wettelijke definitie, weinig stimulerend werken om medewerkers intern ook kleinere misstanden aan de kaak te laten stellen. Immers, hoe vaak doet zich binnen uw organisatie een misstand met een maatschappelijk belang voor? Wij adviseren de regeling tevens van toepassing te verklaren op onregelmatigheden. Door uit te dragen dat het management alle onregelmatigheden actief wil oplossen, zonder nadelige gevolgen voor de melder, zal het meldklimaat aanzienlijk verbeteren.

Tot slot:

  • Een regeling melden misstanden kan niet alleen staan; het moet deel uitmaken van een totaalprogramma, gericht op een integere bedrijfsvoering.
  • Analyseer daarom waar de kwetsbaarheden binnen uw organisatie liggen, ook in de organisatiecultuur.
  • Stel duidelijke waarden en normen op, bij voorkeur gedragen of voortkomend uit de medewerkers zelf. Pas de gedragsregels daarop aan en leef deze actief na, in woord en daad.
  • Zorg dat één of meerdere (in- en externe) vertrouwenspersonen laagdrempelig makkelijk en veilig bereikbaar zijn.

We zijn ons er zeker van bewust dat een verandering niet zomaar tot stand is gebracht. Wel kan elke kleine stap eraan bijdragen dat de cultuur, de openheid  en bespreekbaarheid toenemen. Blijvende aandacht zal hoe dan ook aan het voorkomen van misstanden bijdragen.

Wilt u nader advies over het inrichten van een goede interne meldcultuur? Neemt u gerust contact met ons op.

Bronnen: Huis voor Klokkenluiders, NOS.

Gerelateerde informatie

Leergang Compliance Officer Pro 2019

Leergang Compliance Officer Pro 2019

De Leergang Compliance Officer Pro is het vervolg op de Leergang Compliance Officer, hierin wordt u opgeleid tot Compliance Professional.

Leergang Compliance Officer Pro 2019

Leergang Compliance Officer Pro 2019

De Leergang Compliance Officer Pro is het vervolg op de Leergang Compliance Officer, hierin wordt u opgeleid tot Compliance Professional.

Introductie Compliance

Introductie Compliance

U krijgt inzicht in het vakgebied Compliance, de compliancefunctie en de hieraan gerelateerde regelgeving.

Send this to a friend