< p>

Huis voor Klokkenluiders publiceert brochure ‘Werken aan cultuur’

28 april 2017

Het Huis voor Klokkenluiders (HvK) heeft in april een nieuwe brochure op haar website geplaatst waarin zij ingaat op het belang van een open en ethische cultuur. Niet alleen omschrijft zij beide vormen, maar ook wordt met behulp van de ‘Integriteit Infrastructuur’ (een eerdere publicatie van Centrum voor Arbeidsverhoudingen Overheidspersoneel (CAOP) en Bureau Integriteitsbevordering Openbare Sector (BIOS)) 21 suggesties gegeven voor het verbeteren/versterken van de open en ethische cultuur.

Hieronder volgt een korte samenvatting. De originele publicatie is zeker de moeite waard om te lezen. Het is een goede, praktische brochure die aanzet tot reflectie. Mooi aan deze publicatie is dat deze niet is geschreven voor een specifieke sector. Dit maakt dat de suggesties die worden gegeven niet in elke sector voor de hand zullen liggen, maar des te meer deze kunnen helpen aan een ander perspectief.

Samenvatting
De brochure is verdeeld over drie hoofdstukken.

Het belang van cultuur
Allereerst wordt ingegaan op het belang van cultuur en wordt een ‘goede’ cultuur gedefinieerd door te spreken over een open én ethische cultuur. De eigenschappen die aan een open én ethische cultuur worden gegeven zijn de ruimte voor kritiek en tegenspraak, maar ook het vermogen tot veranderen als organisatie. Daarnaast zijn bij een ‘goede’ cultuur in de groepspatronen, het collectieve gedrag, de houding en overtuigingen van medewerkers de algemene en organisatienormen zichtbaar.

Cultuur en structuur
Ten tweede wordt besproken op welke wijze deze open én ethische cultuur kan worden georganiseerd. Hierbij worden twee componenten genoemd: Cultuur en Structuur. Volgens HvK is cultuur gelijk aan ´soft controls´ en is structuur gelijk aan ´hard controls´.  Zo ziet het HvK gedragscodes en medewerkeronderzoeken als voorbeelden van ‘soft controls’, en procedures, beloningssystematieken en handhaving als voorbeelden van ‘hard controls’. Wanneer beide vormen van controls juist worden toegepast zal dit leiden tot een open én ethische cultuur. Onvermijdelijk is daarbij wel een integrale aanpak en de wisselwerking die plaats moet vinden bij de toepassing van beide categorieën.

Commentaar Nederlands Compliance Instituut:
Wij zien gedragscodes en medwerkersonderzoeken niet als voorbeelden van ‘soft controls’. Wij definiëren ‘soft controls’ als gedrag beïnvloedende factoren. Deze factoren kunnen inzicht geven in de cultuur van de organisatie, als mede de effectiviteit van beheersmaatregelen (‘hard controls’). Het zijn daarmee meetbare factoren, maar geen sturingsmechanismen.

Werken aan cultuur
De wijze waarop de integrale, gecombineerde aanpak van ‘soft en hard controls’ kan plaats vinden leidt tot het derde en laatste onderdeel van deze publicatie. De suggesties voor het verbeteren/versterken van de open en ethische cultuur met behulp van de ‘Integriteit infrastructuur’. Zoals hierboven beschreven is dit model eerder ontwikkeld door CAOP en BIOS. HvK noemt het: “een praktisch en wetenschappelijk onderbouwd model voor bouwen aan integriteit.”

Het sluit echter niet volledig aan bij de eerste twee delen van de publicatie, omdat cultuur niet het overkoepelende thema is, maar een van de zeven onderwerpen.

De onderwerpen zijn: 1. Leiderschap & strategie, 2. Waarden & normen, 3. Structuren & procedures, 4. Personeel & cultuur, 5. Meldingen & handhaving, 6. Communicatie & verantwoording, en 7.  Samenhang en borging.

“Het model is gebouwd op de drie belangrijkste inzichten op dit gebied: werk integraal en meerdimensionaal, combineer hard en soft controls en werk duurzaam en gecoördineerd.” Het model waarborgt daarmee de vereiste wisselwerking en integrale aanpak voor cultuur zoals HvK bespreekt in deel 2 van de publicatie.

Per onderwerp worden drie suggesties gegeven. Bijvoorbeeld groeien in ethisch leiderschap, of het samen maken van een gedragscode. In veel gevallen wordt daarbij ook verwezen naar onderzoek en/of (wetenschappelijke) artikelen als achtergrond. Dit maakt het voor de lezer mogelijk om naar specifieke suggesties meer eigen onderzoek te doen.

Commentaar Nederlands Compliance Instituut
Bij verschillende suggesties wordt verwezen naar literatuur (soms wetenschappelijk) welke praktische handvatten geeft om deze te implementeren. Toch is het implementeren van al deze suggesties op de integrale gecombineerde wijze die het model voorschrijft wel een heel grote onderneming. Waarbij de paradox bij organisaties zit in klein en wendbaar, maar met onvoldoende middelen, en groot en kapitaalkrachtig, maar onvoldoende wendbaar. Wellicht dat vanuit deze gedachte de toezichthouder(s) kijken naar het verandervermogen van financiële ondernemingen.

De rol van compliance
Voor wat betreft de rol van compliance ziet HvK de compliance officer als voortrekker als het gaat om werken aan een integriteitsbevorderende cultuur. Maar, zo stelt HvK, hierin zijn zij niet de enige. Andere sleutelfiguren die genoemd worden zijn: directie, HRM, vertrouwenspersoon, bedrijfsarts, audit, ondernemingsraad en de communicatieafdeling.


Nederlands Compliance Instituut
Inspiratie
Vanuit het Nederlands Compliance Instituut denken wij dat met name de suggesties uit de brochure: storytelling, nudging, de Tafel van Elf en nazorggesprekken relatief moderne suggesties zijn die nog niet bij elke financiële onderneming worden toegepast. Het is interessant om te kijken naar de mogelijkheden en effecten van deze suggesties binnen de financiële sector. U bent uiteraard van harte uitgenodigd succesverhalen met ons te delen.

Los van het gebruiken van de suggesties ter verbetering/versterking van de goede cultuur kunnen deze suggesties ook een indicator zijn van de mate waarin de organisatie bezig is met gedrag en cultuur. Komen de meeste bekend voor of is er veel nieuw?

Discussie
Wat nog ontbreekt in dit artikel is het benoemen van een interne stakeholderanalyse om (onder andere) te inventariseren welke stakeholders welke behoefte hebben en welke suggesties op welke plek, welk effect zal hebben. “In een stakeholderanalyse wordt het speelveld van belanghebbenden rond een project (NCI: of visie/missie/doel) vastgesteld en beschreven. Het resultaat van de stakeholderanalyse is dat er zicht bestaat op mogelijke samenwerkingspartners, actoren die een rol hebben in de besluitvorming van een project en actoren die niet direct een rol hebben, maar die wel invloed (zowel positief als negatief) kunnen uitoefenen op de voortgang van het project.” – Rijksdienst voor Ondernemend Nederland

Verder is een interessante stelling vanuit het HvK dat het praten van medewerkers met een vertrouwenspersoon of signalen via de meldregeling tekenen van een gezonde organisatie zijn. Wellicht biedt dat een antwoord op de vraag: is geen bericht, goed bericht in het geval van een misstanden meldregeling? Verderop wordt deze zienswijze herhaald: “Een melding is een gratis integriteitsadvies aan uw organisatie.” Wij vragen ons af hoe dit gezien moet worden in het licht van een open cultuur waarin alles bespreekbaar is. Een melding of een gesprek met de vertrouwenspersoon lijkt in dat opzicht juist een contra-indicatie.

 Meer weten over ‘soft controls’ en de praktische toepassing daarvan?
Check:
Masterclass Soft Controls & Behavioral Compliance.

 Bron: Huis voor Klokkenluiders

Gerelateerde informatie

Leergang Compliance Professional 2021 – Losse opleidingsdagen

Leergang Compliance Professional 2021 – Losse opleidingsdagen

Dé beroepsopleiding voor de compliance professional.

Leergang Compliance Professional Module 1 2021

Leergang Compliance Professional Module 1 2021

Met dit zelfstudiepakket maakt u kennis met de compliance(functie) en integriteit en overige compliancegerelateerde onderwerpen.

Reflectie in actie

Reflectie in actie

De coronacrisis raakt ons allemaal, met name de zorg is momenteel wekelijks in het nieuws. Hoe gaat het met de aanpak van de coronacrisis? En hoe zit het met (werk)druk? Naast deze vragen word er ook met een vergrootglas gekeken naar het bestuur in de zorg. Hoe gaan zij met de huidige situatie om? Wat vraagt de coronacrisis van bestuurders in de zorg? En hoe ziet de toekomst eruit?

Send this to a friend