< p>

Goede dossiervorming essentieel

13 juli 2017

Voor veel trustkantoren blijft het een uitdaging de cliëntacceptatiedossiers volledig op orde en up-to-date te houden. DNB biedt drie tips.

Gedurende het onderzoek ‘Agressieve belastingplanning en klantanonimiteit’ is gebleken dat veel cliëntacceptatiedossiers onvoldoende op orde zijn. De regeling integere bedrijfsvoering Wtt 2014 (Rib) schrijft voor wat u moet weten van de cliënt of de doelvennootschap. Zorgvuldige dossiervorming is van belang voor het trustkantoor zelf, maar kan ook het verschil maken tussen een ‘in orde’ en een overtreding. Voor het bijhouden van de cliëntacceptatiedossiers biedt DNB de volgende tips.

1. Voeg nieuwe gegevens altijd toe aan het cliëntacceptatiedossier
Als in een contact met een cliënt gegevens worden verstrekt die van belang zijn voor het onderzoek naar de cliënt of de doelvennootschap, dan is het raadzaam om hiervan een verslag te maken en dit in het dossier op te nemen.Vermeld bij het verslag altijd de datum en de namen van alle aanwezigen. Als stukken of bewijzen ontbreken in het cliëntacceptatiedossier, dan bestaat het risico dat DNB niet kan vaststellen of voldoende cliëntenonderzoek heeft plaatsgevonden conform de vereisten in de Wtt.

2. Plan de periodieke reviews realistisch in
Het is verplicht een periodieke review van een cliëntacceptatiedossier uit te voeren. De frequentie van de periodieke review kan een trustkantoor zelf bepalen: dit op basis van het gepercipieerde integriteitrisico dat met de cliënt/doelvennootschap samenhangt. DNB raadt aan om te kiezen voor een frequentie die recht doet aan het risico en tegelijkertijd haalbaar is. Ook is het raadzaam om de hierbij gemaakte keuzes en afwegingen adequaat vast te leggen in het eigen procedurehandboek.

3. Maak duidelijk wie wanneer heeft getekend
Voor een goede dossiervorming is het van belang dat de status van de stukken duidelijk is. Dit blijkt onder meer uit een juiste datering en ondertekening. Het is bovendien verstandig om niet alleen een handtekening of paraaf te plaatsen, maar ook de naam van de ondertekenaar op het document te vermelden. Voor DNB hebben ongedateerde, niet-getekende of niet herleidbaar getekende stukken geen toegevoegde waarde of juridische status in een cliëntacceptatiedossier: dergelijke stukken kunnen voor DNB betekenen dat het cliëntenonderzoek incompleet is.

Bron: DNB

Gerelateerde informatie

Leergang Compliance Officer 2021

Leergang Compliance Officer 2021

In deze verkorte leergang krijgt u inzicht in het functioneren van de compliancefunctie, het beheersen van compliancerisico‛s en het op adequate wijze behandelen van compliancevraagstukken.

Pionieren voor compliance officers

Pionieren voor compliance officers

Compliance officers die over willen stappen naar organisaties buiten de financiële sector staat vaak een mooie uitdaging te wachten. Veel van datgene wat al ingericht is bij financiële organisaties moet bij organisaties in andere branches nog uitgewerkt worden. Zij beginnen als pioniers van scratch af aan.

Leergang Compliance Professional 2021 – Meerdaagse modules

Leergang Compliance Professional 2021 – Meerdaagse modules

Dé beroepsopleiding voor de compliance professional.

Send this to a friend