< p>

Goede dossiervorming essentieel

13 juli 2017

Voor veel trustkantoren blijft het een uitdaging de cliëntacceptatiedossiers volledig op orde en up-to-date te houden. DNB biedt drie tips.

Gedurende het onderzoek ‘Agressieve belastingplanning en klantanonimiteit’ is gebleken dat veel cliëntacceptatiedossiers onvoldoende op orde zijn. De regeling integere bedrijfsvoering Wtt 2014 (Rib) schrijft voor wat u moet weten van de cliënt of de doelvennootschap. Zorgvuldige dossiervorming is van belang voor het trustkantoor zelf, maar kan ook het verschil maken tussen een ‘in orde’ en een overtreding. Voor het bijhouden van de cliëntacceptatiedossiers biedt DNB de volgende tips.

1. Voeg nieuwe gegevens altijd toe aan het cliëntacceptatiedossier
Als in een contact met een cliënt gegevens worden verstrekt die van belang zijn voor het onderzoek naar de cliënt of de doelvennootschap, dan is het raadzaam om hiervan een verslag te maken en dit in het dossier op te nemen.Vermeld bij het verslag altijd de datum en de namen van alle aanwezigen. Als stukken of bewijzen ontbreken in het cliëntacceptatiedossier, dan bestaat het risico dat DNB niet kan vaststellen of voldoende cliëntenonderzoek heeft plaatsgevonden conform de vereisten in de Wtt.

2. Plan de periodieke reviews realistisch in
Het is verplicht een periodieke review van een cliëntacceptatiedossier uit te voeren. De frequentie van de periodieke review kan een trustkantoor zelf bepalen: dit op basis van het gepercipieerde integriteitrisico dat met de cliënt/doelvennootschap samenhangt. DNB raadt aan om te kiezen voor een frequentie die recht doet aan het risico en tegelijkertijd haalbaar is. Ook is het raadzaam om de hierbij gemaakte keuzes en afwegingen adequaat vast te leggen in het eigen procedurehandboek.

3. Maak duidelijk wie wanneer heeft getekend
Voor een goede dossiervorming is het van belang dat de status van de stukken duidelijk is. Dit blijkt onder meer uit een juiste datering en ondertekening. Het is bovendien verstandig om niet alleen een handtekening of paraaf te plaatsen, maar ook de naam van de ondertekenaar op het document te vermelden. Voor DNB hebben ongedateerde, niet-getekende of niet herleidbaar getekende stukken geen toegevoegde waarde of juridische status in een cliëntacceptatiedossier: dergelijke stukken kunnen voor DNB betekenen dat het cliëntenonderzoek incompleet is.

Bron: DNB

Gerelateerde informatie

Leergang Compliance Professional 2021 – Losse opleidingsdagen

Leergang Compliance Professional 2021 – Losse opleidingsdagen

Dé beroepsopleiding voor de compliance professional.

Leergang Compliance Professional Module 1 2021

Leergang Compliance Professional Module 1 2021

Met dit zelfstudiepakket maakt u kennis met de compliance(functie) en integriteit en overige compliancegerelateerde onderwerpen.

Podcast: Compliance adviseert

Podcast: Compliance adviseert

Edgar Karssing van de Nyenrode Business Universiteit en Cora Wielenga van het Nederlands Compliance Instituut voerden een onderzoek uit naar hoe de eed wordt beleefd, wat instellingen doen om de eed blijvend onder de aandacht te houden. Erik Reissenweber van de podcast: Compliance adviseert is het gesprek met Cora en Edgar over dit onderwerp aangegaan. In deze podcast vertellen zij wat in hun beleving met de eed zou moeten gebeuren om de impact ervan op de integriteit van organisaties te vergroten.

Send this to a friend