< p>

Compliance: Vertrouwen organiseren in een groeiende organisatie

02 april 2020

Met het woord antropomorfisme wordt met name het toekennen van menselijke eigenschappen aan dieren bedoeld. Dat begint bijvoorbeeld bij het geven van een naam aan je goudvis (Henkie) of je hond (Hector). Maar menselijke eigenschappen worden ook aan voorwerpen, zoals robots toegekend. In Japan is het zelfs mogelijk om met een robot te trouwen. Menselijke eigenschappen kunnen ook aan organisaties worden toegekend. Organisaties kunnen log, dynamisch, groot, klein, lui of vooruitstrevend zijn. Ook kun je de groeifasen van een organisatie belichten als ware het een mens. Compliance kan in meer of mindere mate volwassen zijn georganiseerd.

Een grote onderneming is wezenlijk wat anders dan een kleine onderneming

In een recente Pieterpraat belicht Pieter Zwart, oprichter van Coolblue, de noodzakelijke flexibiliteit bij het groeien van een onderneming. Hij geeft aan dat een grote onderneming niet hetzelfde is als een grote versie van een klein bedrijf. Voor het goed laten functioneren van een grote onderneming moet je anders organiseren dan bij een kleine onderneming. Dat klinkt logisch, maar vaak blijkt groei tot allerlei problemen te leiden, die niet of onvoldoende worden erkend en daarmee ook niet of te laat worden opgelost.

Hoe zit dat met integriteit en compliance?

Hoe dat werkt met integriteit en compliance wordt op verschillende manieren en in verschillende onderdelen van een organisatie duidelijk. Neem bijvoorbeeld de manier waarop we vertrouwen organiseren: het domein van compliance en integriteit. In een kleine onderneming kent iedereen elkaar en staan betrokken medewerkers, klanten, leveranciers en andere stakeholders vaak erg intensief met elkaar in contact. Iedereen weet eigenlijk alles, is direct van elkaar afhankelijk en moet betrouwbaar handelen. Je kunt in een dergelijk klein netwerk van contacten al snel zien waar zaken niet gaan zoals ze zouden moeten gaan en daar kun je dan ook snel op bijsturen. Hoe anders is dat met een grotere organisatie, waar het simpelweg niet meer mogelijk en wenselijk is om iedereen met iedereen intensief in contact te brengen? Hoe organiseren we dat onderlinge vertrouwen dan?

Checks and balances

Om vertrouwen te organiseren is een veelheid aan theorieën, risicoanalyses, beleidsstukken, wetten, leidraden, managers, beheersmaatregelen, overlegstructuren, etc. op de markt. Er moeten nu eenmaal ‘checks and balances’ zijn, zo is de algemene overtuiging. Om zo risico’s afdoende te mitigeren en daarmee de continuïteit van de onderneming te waarborgen. Er valt zo veel te kiezen. En dan dringt zich de vraag op welke keuze voor jouw organisatie de beste is gegeven de huidige omvang en resultaten, maar ook gericht op de toekomst van de organisatie.

Verbinden met de missie

De missie, visie en strategie van een organisatie zouden moeten aangeven wat het beeld van deze toekomst is. En hoe de organisatie toegevoegde waarde kan leveren aan zijn stakeholders, zoals klanten. Daar hoort ook het organiseren van vertrouwen bij. Immers, als de stakeholders van een organisatie de zaak niet meer vertrouwen, hoe lang blijven ze dan nog aan jouw onderneming verbonden denk je? Precies. Niet zo lang dus.

Daarom is het van belang bij het organiseren van de checks and balances niet alleen rekening te houden met de omvang, maar ook met de missie van de organisatie. Mijn collega’s hebben dit idee in hun artikel “Het feestje van compliance. Waar is hier de nooduitgang?” in het Jaarboek Compliance 2019 beschreven.

De volgende vragen zijn dus relevant:

  1. Welke consequenties heeft onze omvang voor het organiseren van het vertrouwen in onze organisatie?
  2. Welke consequenties heeft onze missie voor het organiseren van het vertrouwen in onze organisatie?

Hoe beantwoorden we deze vragen?

Er is geen eenduidige manier waarop vertrouwen georganiseerd zou moeten worden. Immers, organisaties verschillen behoorlijk van elkaar. Wel zijn er lessen te trekken uit de vergelijking tussen succesvolle en minder succesvolle organisaties. Van deze best practices (of worst practices) kunnen we leren: Wat werkt goed en wat werkt minder goed? Over deze lessen zijn boekenkasten vol geschreven. Eén van de hulpmiddelen die kan worden ingezet om de huidige status en de ambitie van de organisatie in beeld te brengen is het volwassenheidsmodel. In een dergelijk model wordt de organisatie langs de lat van verschillende groeistadia gelegd. Als ware het een kleuter die opgroeit tot een volwassen persoon.

Volwassenheidsmodellen zijn er in allerlei soorten en maten. Het definiëren van de verschillende groeistadia kan op verschillende wijzen worden gedaan. Vaak richten dit soort modellen zich op slechts één of enkele thema’s in een organisatie, zoals de volwassenheid van de verkooporganisatie, het risicobeheer of inderdaad: de volwassenheid van compliance en integriteit: Hoe volwassen hebben wij vertrouwen georganiseerd?

Waarom zou je een dergelijk model gebruiken?

Maar zoals we weten: modellen zijn slechts een beperkte weergave van de werkelijkheid. Waarom zouden we ons met dit soort oefeningen bezig houden? Kunnen we onze schaarse tijd niet beter besteden aan het sturen in de realiteit? Allemaal zinnige vragen. Volgens mij hebben organisaties, zeker als ze een omvang bereiken waarop niet iedereen meer met elkaar in direct contact staat, een andere manier van organiseren van vertrouwen nodig. We moeten in dit soort omstandigheden met elkaar een manier vinden om over de organisatie en de ontwikkelingen te praten en zo met elkaar tot gedegen besluiten te komen. Een goed voorbeeld is de door DNB gepubliceerde good practices over de SIRA, de systematische integriteitsrisicoanalyse. Dit kan dienen als een soort platform waarop we met elkaar in gesprek gaan over het beheersen van integriteitsrisico’s. Ter voorkoming van verwarring en cirkelredeneringen blijkt het in de praktijk belangrijk in dit soort gesprekken een gemeenschappelijke taal te hebben. Daarin voorziet een goed opgezette SIRA.

Ik zie eenzelfde rol weggelegd voor het volwassenheidsmodel. Het biedt een gemeenschappelijk platform om over de organisatie van het vertrouwen in de organisatie van gedachten te wisselen met elkaar. En op basis van dat goede gesprek de juiste besluiten te nemen, gegeven de omvang en toekomst van de organisatie, in het belang van de stakeholders.

Er zijn veel voorbeelden beschikbaar

Er zijn verschillende voorbeelden van dergelijke volwassenheidsmodellen beschikbaar. Je hoeft maar op Google te zoeken naar de term volwassenheidsmodel of het Engelse maturity model en je krijgt een hele reeks (10.000+) voorbeelden op het scherm. Graag som ik hier een drietal voorbeelden op ter illustratie:

Ten slotte

Lijkt het jou interessant om te ontdekken hoe het werken met een volwassenheidsmodel jouw organisatie vooruit kan helpen op het gebied van compliance en integriteit? Neem dan contact met mij of één van mijn collega’s op voor het plannen van een vrijblijvend gesprek hierover.

Wilt u meer informatie? Neem contact met ons op.

Gerelateerde informatie

Compliance is nu even niet meer nodig

Compliance is nu even niet meer nodig

Je zou het misschien niet zo zeggen, maar het zijn barre en onzekere tijden. Als je naar buiten kijkt zie je geen kapotgeschoten huizen, tenminste, als je dit stuk in Nederland leest. Je ziet ook geen drommen mensen protesteren tegen een dictator die met harde hand de coronacrisis aangrijpt om politieke tegenstanders de mond te snoeren. Hier hebben we oppositieleden die al roeptoeterend 1,5 miljoen verkeerde mondkapjes regelen. Het lijkt dus allemaal vredig, maar het zou zo maar eens stilte voor de storm kunnen zijn.

Update Compliance 2020

Update Compliance 2020

Samen met vakgenoten inzicht krijgen in actuele compliance ontwikkelingen?

Op 1 en 2 oktober organiseren we opnieuw de Update Compliance.

We draaien door in een virtuele, parallelle wereld

We draaien door in een virtuele, parallelle wereld

Er is maar één aarde. De afgelopen jaren hoor ik dat steeds weer terug komen. Niet als een uitroep van een geweldig nieuwe ontdekking. Maar eerder om ons er aan te blijven herinneren dat we goed moeten omgaan met onze planeet, zodat de volgende generatie niet op de vuilnisbelt van voorgaande generaties hoeft te leven. En toch denk ik deze dagen aan een soort parallelle wereld, een virtuele wereld, waarin het leven eigenlijk gewoon doorgaat.

Send this to a friend