Externe vertrouwenspersoon

Please, click here for english.

Wij kunnen voor uw organisatie optreden als externe vertrouwenspersoon. Onze medewerkers zijn hiervoor opgeleid, zowel op het gebied van integriteit, als op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Wij staan allerlei soorten organisaties terzijde, zowel in de profit als non-profit sector.

Daarnaast adviseren ondersteunen wij u graag bij het inrichten van het gehele interne meldprogramma. Dit begint vaak bij het opstellen van een goede meldprocedure zodat uw medewerkers veilig kunnen melden.

Waarom een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon kan medewerkers die geconfronteerd worden met ongewenste omgangsvormen, integriteitsincidenten of misstanden helpen. Idealiter bespreken medewerkers dit met hun leidinggevende. Wanneer dit niet mogelijk is, of wanneer ze gewoon met iemand willen sparren is het goed dat zij zich kunnen wenden tot een vertrouwenspersoon. Organisaties benoemen vertrouwenspersonen zodat een veilige en integere werkomgeving beter gewaarborgd kan worden. Door adviezen van vertrouwenspersonen lukt het vaak om ongewenste omgangsvormen, integriteitsincidenten of misstanden intern op te lossen in plaats van extern de klok te luiden.

Waarom een externe vertrouwenspersoon?
Het is belangrijk dat de persoon die tot vertrouwenspersoon benoemd wordt:

  • onafhankelijk,
  • ervaren,
  • deskundig en
  • objectief is.

Met name voor kleinere organisaties kan een externe vertrouwenspersoon een praktische oplossing zijn.

Steeds vaker kiezen ook grote ondernemingen voor een externe vertrouwenspersoon, soms in combinatie met één of meerdere interne vertrouwenspersonen. Dit biedt de medewerker een bredere en meer diverse keuze om een vertrouwelijk gesprek te voeren over zaken die per definitie gevoelig liggen. Of wordt de externe vertrouwenspersoon als achtervang van de interne vertrouwenspersoon benoemd.

Is het benoemen van een vertrouwenspersoon verplicht?
Het is niet verplicht om een vertrouwenspersoon te benoemen. Het is op basis van de Wet Huis voor klokkenluiders voor organisaties met 50 medewerkers of meer wel verplicht een regeling te hebben voor het intern melden van (vermoedens van) misstanden. Medewerkers hebben op basis van deze wet wettelijk het recht om een adviseur, bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon, in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand.

Meldregeling
Een
goed opgezette interne meldregeling:

  • bevordert het gevoel van veiligheid bij de medewerkers;
  • voorkomt dat een medewerker naar een externe partij op zoek gaat om zijn verhaal te doen;
  • draagt bij aan een veilige en integriteitsbewuste organisatiecultuur.

Een vertrouwenspersoon geeft aan deze meldregeling een gezicht. Daarnaast geeft de vertrouwenspersoon ondersteuning aan alle medewerkers die willen melden, zodat de kans op (externe) escalaties wordt verkleind. De ervaring leert dat potentiële melders zoeken naar vertrouwelijke, professionele ondersteuning wanneer zij overwegen een melding te doen. Daarom wordt geadviseerd om een vertrouwenspersoon te benoemen.

Taken van de externe vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon:

  • biedt medewerkers de mogelijkheid om op een veilige manier te sparren of advies te vragen over (vermoedens van) integriteitsschendingen of ongewenste omgangsvormen;
  • biedt een luisterend oor aan de medewerker en geeft ruimte aan emotie;
  • brengt samen met de medewerker het probleem in kaart en helpt de medewerker een eigen afweging te maken over wel of niet (intern) melden. Uitgangspunt hierbij is, dat het probleem intern binnen de organisatie wordt opgelost. Eventueel kan de vertrouwenspersoon namens de medewerker de melding naar de organisatie doorzetten.
  • biedt ondersteuning en begeleidt de medewerker tijdens het proces;
  • heeft een adviserende en signalerende rol richting de leidinggevenden van de organisatie en een informerende rol richting de overige medewerkers.

Klik hier voor de complete taakstelling en de bevoegdheden van de vertrouwenspersoon.

Wat kunnen wij u bieden?
Wij bieden de dienstverlening van vertrouwenspersoon aan in abonnementsvorm. Dit abonnement gaat uit van een minimumaantal contracturen op jaarbasis, tegen een vastgesteld tarief. Als voor de dienstverlening op jaarbasis meer dan de basiscontracturen benodigd blijken te zijn, dan zullen deze extra uren achteraf worden verrekend op basis van een gespecificeerde factuur. Het uurtarief voor de uitgevoerde activiteiten bedraagt € 170,- (excl btw).

Hiervoor voert de externe vertrouwenspersoon de volgende overeengekomen werkzaamheden uit:

  • minimaal jaarlijks gesprek met het bestuur;
  • één maal per jaar (hernieuwde) kennismaking met de gezamenlijke medewerkers, bijvoorbeeld in de vorm van een awareness sessie;
  • faciliteren bij een adequate meldregeling;
  • gevraagde en ongevraagde advisering van het bestuur, de directie en de compliancefunctie;
  • jaarlijkse rapportage ten aanzien van het aantal gesprekken en de gemaakte uren.

Inrichten gehele interne meldprogramma

Vaak blijkt dat meer benodigd is dan slechts een vertrouwenspersoon aan te stellen en een interne meldregeling vast te stellen. Zo zijn de toewijding van de top, het gedrag en de cultuur binnen de organisatie, de awareness bij de medewerkers en de vindbaarheid van de regelingen minstens zo belangrijk.

Graag denken wij met u mee bij de implementatie van een compleet programma voor het bevorderen van de interne meldingen.

Wilt u meer informatie? Neem contact met ons op.

Gerelateerde informatie

LCP Module 6: Ethiek en communicatie

LCP Module 6: Ethiek en communicatie

Deze module besteedt aandacht aan integriteit en ethiek en het managen hiervan.

Leergang Compliance Officer 2019

Leergang Compliance Officer 2019

In deze verkorte leergang krijgt u inzicht in het functioneren van de compliancefunctie, het beheersen van compliancerisico‛s en het op adequate wijze behandelen van compliancevraagstukken.

Leergang Compliance Professional 2019

Leergang Compliance Professional 2019

Dé beroepsopleiding voor de compliance professional.

Send this to a friend